Embrapa divide sua experiência de sucesso no planejamento da contratação de serviços de TI

Na última tarde do encontro com o mercado privado de TI – organizado pelo Tribunal de Contas da União (TCU) e realizado na última semana, em Brasília – a Empresa Agropecuária de Pesquisa Agropecuária (Embrapa) expôs, a convite do tribunal, seu caso de sucesso no planejamento da contratação de serviços de TI. A apresentação ocorreu após a palestra “Como o TCU vem tratando as principais deficiências nas contratações públicas de TI” (clique aqui para ler mais), proferida pelo auditor do TCU Renato Braga.

Antes de falar sobre o processo de planejamento da contratação e demonstração do caso prático de contratação de serviços (outsourcing) de impressão, a diretora de TI da Embrapa, Edmeia Andrade, destacou o esforço do Tribunal não somente como órgão controlador, mas principalmente como orientador da administração pública no que diz respeito a questões relacionadas à TI. “O TCU orienta não somente por meio de acórdão, mas também, por guias, manuais e demais publicações”, reforçou.

A empresa pública deu início, em 2008, seguindo orientações do TCU, ao planejamento para contratação de serviços de impressão com o objetivo, segundo Edmeia, de melhorar a qualidade do serviço. Para tal, identificou necessidades, estratégias de contratação, riscos envolvidos no processo e fez uma análise de estudos de viabilidade, identificando e comparando o custo das soluções de mercado. Analisou, ainda, as medidas adotadas por outros órgãos da administração pública. 

Após essa análise, Edmeia e sua equipe constataram que a locação de impressoras geraria mais economia para a Embrapa do que a aquisição – e, como consequência, custos com suprimentos e treinamento e disposição de empregados. Nos estudos verificaram que os custos anuais sairiam dos cerca de R$ 447 mil para R$ 223 mil.

Com a escolha da solução de TI – outsourcing de impressão, com custo por cópia e custo por locação – elaboraram o termo de referência e iniciaram análise de atas de registro de preços. Após a verificação da compatibilidade com o Acórdão 1.233/2012 TCU-Plenário, uma dessas atas atendia as necessidades da Embrapa. O planejamento – que começou em 2008 e culminou, em 2010, com a assinatura do contrato com prestadora de serviço – resultou numa série de benefícios. A diminuição de modelos e de quantidade de impressoras facilitou o suporte, o atendimento ao usuário, aumentando a qualidade de impressão, a disponibilidade de serviços e de tempo dos empregados.

Para a gestão do contrato, explicou a diretora da Embrapa, houve uma reunião inicial entre a estatal e a contratada que, juntas,  estabeleceram um plano de inserção das novas impressoras no ambiente de trabalho. Houve, ainda, ações coordenadas de implantação dos serviços aos empregados, o que incluiu apresentação de serviços aos usuários, estratégias de comunicação com gestores para a mudança de cultura, orientações sobre a logística de suprimentos, gestão por ordem de serviço.

Por fim, Edmeia falou sobre as consequências de um bom planejamento e abordou a importância de cada ator envolvido na prestação de serviços de TI. “Nós da Embrapa entramos no processo de melhoria dos serviços há um tempo. E para que essa melhoria ocorra para o órgão e para a sociedade é necessária a cooperação entre compradores, fornecedores e, também, órgãos de controle”, encerrou.

Outra experiência de sucesso dividida com participantes do evento na tarde de sexta-feira (28) foi a vivenciada pela Petrobras, a respeito da gestão de contratos de serviços de software com métricas de resultado Para saber mais, clique aqui.

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