Governança pública

GOV.png Dúvidas sobre o levantamento de governança organizacional - ciclo 2014

Perguntas Mais Frequentes (FAQ) Governança Pública e Governança e Gestão de Aquisições Versão 3 – 17/09/2014

1. Qual é o perfil do Interlocutor? Deve ser alguém da área de materiais/compras que deveria ser a pessoa a conversar de forma mais próxima com o TCU?

Resposta: O interlocutor é uma pessoa designada pela autoridade máxima da organização para realizar interlocução junto ao TCU durante este trabalho. O primeiro aspecto a ressaltar é que é uma escolha da autoridade máxima. Trata-se de um ator que faz a interface entre a equipe de auditoria e a organização; alguém a quem a equipe consiga enviar informações e que possa dar encaminhamento dentro da organização a eventuais solicitações de informação da equipe, sempre com agilidade (o que não seria possível caso todas as solicitações tivessem, primeiramente, que passar pela autoridade máxima). Normalmente as autoridades máximas designam a auditoria interna para exercer este papel, por ser este um papel previsto na Constituição Federal (Art. 74. Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de: ...IV - apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional.). Em alguns casos, porém, designam o setor específico que está sendo auditado (neste trabalho, não há setor específico auditado, visto que os controles de governança e gestão das aquisições não estão restritos a um setor específico, como evidenciam as perguntas). Em outros, setor de planejamento, que normalmente tem oportunidade de interagir com mais frequência com os diversos setores da organização é designado.

2. Como deve ser enviada a informação do interlocutor? Após ter sido designado interlocutor junto ao TCU para a realização desse trabalho, devemos preencher esta informação na seção do questionário destinada à identificação da organização, enviar a designação ao TCU ou fazer ambas as coisas? (Minha dúvida reside tende em vista questionários anteriores, como os de "PerfilGovPessoas" e "Gestão de Riscos", terem sido enviadas separadamente)

Resposta: Neste trabalho, a designação do interlocutor é feita apenas por meio do preenchimento da primeira página do questionário eletrônico (dados demográficos), não sendo necessário enviar esta informação isolada ao TCU em papel. Deve-se entrar no questionário e preencher a primeira página, de identificação da organização, inserindo os dados do interlocutor e salvar.

3. O que é o “token” que foi enviado na comunicação? É utilizado para certificação digital? Posso usar o meu token?

Resposta: O “token” que consta da comunicação enviada à autoridade máxima da organização é o código de acesso que deve ser digitado para se ter acesso ao questionário na ferramenta de coleta eletrônica (acessada a partir de www.tcu.gov.br/perfilgov). Este código é único para cada organização, cabendo à autoridade máxima entregá-lo a quem for designado interlocutor, que, normalmente, é quem insere as respostas no questionário eletrônico.

Não são utilizados mecanismos de assinatura digital no envio do questionário eletrônico. A nomenclatura “token”, neste caso, é a utilizada pela ferramenta de coleta que o TCU está utilizando neste trabalho.

4. O principal gestor responsável pelas aquisições é o ordenador de despesas? Se não for, como identifico quem tem essa função na minha organização?

Resposta: O conceito de principal dirigente responsável pelas aquisições é distinto do de ordenador de despesas. O principal dirigente responsável pelas aquisições é a pessoa que recebe delegação da alta administração para planejar, coordenar, supervisionar e controlar as aquisições da organização. Por exemplo, nos Ministérios é o Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Gestão (ou equivalente), nos Tribunais do Poder Judiciário é o Secretário de Administração e Finanças (ou equivalente). Logo, a identificação desta pessoa deve ser feita com base nas competências normativas de cada organização. Em alguns casos, porém, designam o setor específico que está sendo auditado (neste trabalho, não há setor específico auditado, visto que os controles de governança e gestão das aquisições não estão restritos a um setor específico, como evidenciam as perguntas). Em outros, setor de planejamento, que normalmente tem oportunidade de interagir com mais frequência com os diversos setores da organização é designado.

5. Somos uma sociedade de economia mista que, além das auditorias do TCE, temos auditoria independente e os acionistas também fazem auditorias frequentes (mais ou menos quatro ao ano), e produzem relatórios. Não temos auditoria interna. Quando no questionário o termo ‘auditoria interna’ aparece, poderíamos considerar as feitas pelos acionistas citados como sendo auditoria interna? Qual a melhor maneira de responder?

Resposta: A organização não poderá considerar essas auditorias realizadas pelos próprios acionistas como auditoria interna. Na realidade, elas são auditorias independentes. Para haver "auditoria interna", deve existir um plano de auditoria, aprovado pelo Conselho de Administração ou, na falta desse, pelo dirigente máximo da organização, que serão os demandantes e consequentemente os destinatários principais dos relatórios de auditoria interna.

6. Não consigo acessar o questionário. Recebo uma mensagem de erro?

Resposta: 1º passo - Têm sido comuns as confusões entre a letra O maiúscula e o número zero (0), ou entre a letra I maiúscula e o número 1. Por favor, verifique se o erro não tem sido de digitação. 2º passo - Os jurisdicionados do TCEBA, TCMBA, TCECE, TCEES e TCMRJ devem acrescentar, no código de acesso aos questionários, a sigla correspondente ao seu estado. Por exemplo, um token QV17A77K, se correspondente a uma organização da Bahia, deve ficar da seguinte forma BAQV17A77K. Verifique se o erro ocorre devido à falta das siglas.

Se o erro não for de digitação, por favor, encaminhe um e-mail ao tribunal de contas a que sua organização é jurisdicionada, informando a situação (e-mail disponíveis no FALE CONOSCO do site www.tcu.gov.br/perfilgov, ícone ‘pesquisa’). Anexe à mensagem a imagem da tela de erro.

7. Consigo preencher a primeira parte do questionário, que diz respeito aos dados demográficos, mas não consigo seguir no preenchimento das questões, pois recebo uma mensagem de erro: “código de acesso incompatível”.

Resposta: entre em contato com o tribunal de contas do seu estado/município (e-mail disponíveis no FALE CONOSCO do site www.tcu.gov.br/perfilgov, ícone ‘pesquisa’), pois será necessário gerar um novo código de acesso para a sua organização.

8. Quando o questionário descreve a existência de normas ou documentos, podemos considerar as normas do Estado, elaboradas pelas Secretarias sistêmicas, ou devem ser aceitos apenas normas/documentos elaborados pela própria organização?

Resposta: se houver normas gerais do estado, a organização deve avaliar se elas são suficientes para que o item de controle seja implementado na organização ou se precisam ser complementadas por cada entidade/órgão que irá utilizá-la. Assim, a organização só deve responder que “sim, existem normas”, se de fato as normas existentes não precisarem de complemento, se elas forem suficientes para a implantação do controle no âmbito da organização. Caso as normas sejam gerais, a organização deve complementá-las com normas internas, para que faça esse controle funcionar efetivamente.

Alertamos que a intenção do questionário não é avaliar, e sim orientar e levar cada organização a fazer uma auto-avaliação. Dessa forma, o dirigente não deve tentar “acertar” todas as questões e sim retratar no questionário a realidade da organização, para que depois ele receba um relatório verídico e mais útil para o planejamento das ações futuras. Não é necessário adotar todos os controles descritos no questionário, pois cada organização tem uma realidade diferente, e deve adotar os controles que sejam pertinentes a essa realidade e não todos os controles.

9. No ofício que recebi, não consta como destinatário o atual dirigente máximo da organização.

Resposta: O código de acesso pode ser utilizado normalmente, pois pertence à organização. Para correção dos dados do dirigente máximo, disponibilizamos um campo em aberto, denominado “dados demográficos”, na primeira parte do questionário.

10. Muitas vezes constam em ‘Boas Práticas’ ou até em ‘Componentes’ a junção de Controle Interno e Gestão de Risco. No Poder Executivo, existe um Sistema de Controladoria que prevê a permanência de um Auditor Interno nas Unidades Administrativas (Órgãos da Administração) que são técnicos dos quadros da Controladoria Geral do Município, exclusivamente, além da Procuradoria Geral do Município. Porém, não possuímos nenhuma ferramenta para a Gestão de Risco a não ser os próprios regulamentos, normas do Sistema de Controladoria, da Procuradoria e do Prefeito. Como me comporto nas respostas que unem as duas coisas?

Resposta: "Para tentar esclarecer sua dúvida, começamos pela definição do glossário:

Gestão de Riscos: "Consiste em atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização no que se refere ao risco (ISO31000,2009). Gestão de riscos refere-se à arquitetura (princípios, estrutura e processo) para gerenciar riscos eficazmente; refere-se à aplicação dessa arquitetura para riscos específicos (ISO31000, 2009)." Componente relacionado: C1. (Gestão de riscos e controles internos) / Item de controle ou Prática: Prática C1.1, Prática C1.2, itens de controle L3.4.1, L3.4.2).

Como podemos observar, não consta da definição a necessidade de que os mecanismos de gestão de riscos sejam exclusivamente oriundos da estrutura interna da organização. Basta que os mecanismos existentes sejam de fato suficientes para a implantação da gestão de riscos no âmbito da organização.

Desse modo, podem ser considerados, sim, como mecanismos de gestão de riscos aqueles que decorrem de atividades coordenadas entre a organização e a Controladoria, o mesmo valendo para a PGM, desde que esses mecanismos se enquadrem na definição das práticas relacionadas e sejam utilizados no âmbito interno da gestão de riscos da organização.

Caso os mecanismos já existentes não sejam suficientes para pôr em funcionamento a gestão de riscos no âmbito da organização, esta deverá então complementá-los com normas internas, para que faça esse controle funcionar efetivamente.

11. Nas questões cujas respostas possíveis são "atende em grande parte", "atende em parte" e "atende em menor parte", foram definidos os percentuais de 85% e 15% como limites. Como é possível chegar a tamanha precisão de cálculo para grande parte dos fatos que acontecem na organização?

 

Resposta: Essa escala é estimada. Perceba que a resposta “atende em parte” corresponde a uma escala entre 15% e 85%, o que é um intervalo grande. De fato, para muitas questões não é possível obter um número exato para extrair o percentual. Nestes casos, o respondente deverá estimar em qual situação sua organização se enquadra, segundo os critérios apresentados nas INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO, disponíveis em www.tcu.gov.br/perfilgov, ícone ‘pesquisa’.

12. O que vem a ser Sistema de Governança?" Pelo glossário não há indicação do que seria esse sistema de governança. Nas instruções de preenchimento aparece uma menção apenas.

Resposta: O sistema de governança é o modo peculiar como, em relação ao uma dada organização pública, os diversos atores (internos ou externos) de governança agem para tomar decisões ou influenciá-las, e como tais decisões estão distribuídas e eventualmente segregadas. Um bom sistema de governança define adequadamente os papéis e as responsabilidades dos diversos atores, mesmo quando esses atores não pertencem à estrutura da própria organização. Por exemplo, quando uma organização decide se tornar mais transparente e permitir a participação do cidadão, ela pode abrir sua ouvidoria para receber dos cidadãos propostas de ação, ou sugestões ou mesmo críticas. Quando tal organização age assim, ela RECONHECEU a existência do ator externo CIDADÃO, e atribuiu a ele certas responsabilidades/potencialidades de manifestação (que citei). Nesse caso, como agora os cidadãos podem, de algum modo, interferir/influenciar nos rumos daquela organização, o que aconteceu foi que o SISTEMA de governança foi alterado e amadurecido. Não quer dizer que necessariamente ficou melhor, pois isso só o tempo dirá, mas quer dizer que a organização respondeu ao seu ambiente/contexto e modificou-se em função disso, procurando adaptar-se melhor à realidade. Espero que, com o exemplo, tenha ficado mais claro o que queremos dizer quando usamos a expressão SISTEMA DE GOVERNANÇA. Mais definições das instâncias existentes no sistema de governança podem ser encontradas no glossário, disponível em www.tcu.gov.br/perfilgov, ícone ‘pesquisa’.

13. A pessoa que atuará como interlocutora deverá ser algum servidor da instituição ou poderá ser um colaborador terceirizado? Existe alguma orientação no sentido de ser servidor efetivo, temporário, colaborador?

Resposta: somente servidores/empregados públicos deverão ser indicados como interlocutores, pois estamos lidando com assuntos de natureza estratégica da organização e que serão respostas oficiais do dirigente máximo ao respectivo órgão de controle externo. Além disso, um dos melhores efeitos do questionário é exatamente o aprendizado organizacional que provoca, o que seria parcialmente perdido caso o interlocutor seja um terceirizado e em breve possa não estar mais na organização.

14. GAC1.1 – auditoria interna – estamos considerando que a atuação sistemática da Controladoria Geral do Município, bem como nos roteiros e formulários por ela desenvolvidos e praticados pelos órgãos (declarações de conformidade), corresponderiam ao conceito de auditoria interna apresentado no questionário?

Resposta: A organização não deve considerar essas auditorias realizadas pela Controladoria Geral do Município como auditoria interna. Na realidade, elas são auditorias independentes. Para haver "auditoria interna", deve existir um plano de auditoria, aprovado pelo Conselho de Administração ou, na falta desse, pelo dirigente máximo da organização, que serão os demandantes e consequentemente os destinatários principais dos relatórios de auditoria interna.

15. A minha organização deverá responder o questionário. Ocorre que, ao iniciarmos a resolução do questionário no site do TCU, a opção que é apresentada pelo site é a do questionário de Governança Pública, que na verdade deve ser respondido apenas por organizações da administração pública federal.

Resposta: Primeiramente, o interlocutor deve acessar o questionário com o código de acesso encaminhado à sua organização. Ele deverá acessar o questionário por meio do site www.tcu.gov.br/perfilgov, ícone "pesquisa", ícone "responda".

Após inserir o código de acesso, ele poderá passar as páginas de introdução até chegar a página de "dados demográficos", na qual ele deverá inserir os dados de contatos de e-mail, nome, dentre outros (indicação de interlocutor). Após o preenchimento dos dados, o interlocutor deve sair da página do questionário online e acessar o questionário em formato pdf que está disponível no site www.tcu.gov.br/perfilgov, ícone "pesquisa".

Três versões do questionário foram elaboradas, tendo em vista que estão participando deste trabalho organizações da esfera Federal, Estadual e Municipal, a citar:

1. Questionário de Governança Pública – COMPLETO - para as organizações da administração pública federal;

2. Questionário de Governança Pública e de Governança e Gestão de Aquisições – COMPLETO – para as organizações das administrações públicas estaduais, e para as municipais cujos municípios possuam mais de 100.000 habitantes; e

3. Questionário SIMPLIFICADO de Governança Pública e de Governança e Gestão de Aquisições para as organizações das administrações públicas municipais cujos respectivos municípios possuam menos de 100.000 habitantes.

Esses questionários em pdf foram disponibilizados para que o interlocutor possa ter acesso a todas as questões antes de iniciar as respostas online. Enfatizamos que não deverão ser encaminhadas respostas em papel, pois o preenchimento do questionário só deverá ser feito no modo online, no site www.tcu.gov.br/perfilgov, ícone "pesquisa", ícone "responda".

Após ler as questões nos questionários em pdf, o interlocutor deverá colher as respostas nos diversos setores da organização e validar essas respostas junto ao dirigente máximo da organização. Após isso, com todas as respostas em mãos, ele deverá iniciar o preenchimento do questionário online.

O código da organização dá acesso somente às questões que deverão ser respondidas por aquela organização. Assim, aqueles que devem responder ao questionário simplificado, verão, no questionário online, apenas as questões do simplificado.

As primeiras questões que aparecem no questionário online são as de governança pública. Depois, surgirão as de governança e gestão de aquisições. Então, respondendo a sua pergunta: está correto aparecer para todos, no primeiro bloco de questões, o questionário de governança pública e depois, para as organizações estaduais e municipais, aparecerá também o de governança e gestão de aquisições.

Segue abaixo a imagem da tela com o índice de questões que devem aparecer para preenchimento no questionário simplificado.

Por exemplo, os itens da questão L1.1 devem aparecer, mas os da questão L1.3 não devem aparecer, pois pertencem apenas ao questionário completo. Para que o interlocutor possa conferir questão a questão do questionário simplificado, ele deverá imprimir o questionário em formato pdf que está disponível no site www.tcu.gov.br/perfilgov, item 'pesquisa'.

16. Enviei o meu questionário, mas depois percebi que precisava mudar alguma informação.

Resposta: Basta acessar novamente o questionário com o mesmo código de acesso; mudar a informação desejada e enviar novamente. Essa edição só será possível até o último dia de prazo de envio – dia 30 de outubro.

17. Devido à mudança de prazo de resposta para o dia 30/out, vai ser necessário recadastrar o interlocutor?

Resposta: Não será necessário.

18. Quais mecanismos devo implantar a fim de viabilizar a participação social na governança da organização?

Resposta: A participação social pode ser viabilizada por meio dos mecanismos como: audiência pública, orçamento participativo, transparência dos atos de gestão.

19. Como avaliar a imagem da organização em relação à satisfação das partes interessadas?

Resposta: Os serviços prestados pela organização podem ser avaliados, por exemplo, por meio de pesquisas com o usuário do produto.

20. Relativo à prática L1.3, item de controle L.1.3.1, no caso da autoridade máxima (prefeito, presidente de câmara), seria necessária uma avalição específica do seu desempenho ou esta poderia ser substituída pela avaliação da instituição (levando em consideração metas e indicadores)?

Resposta: Existe a avaliação dos resultados atingidos pela organização – medida com base nos indicadores e metas definidos (prática E2.3, item E2.3.2), e existe a avaliação dos membros da alta administração (não só prefeitos, como também seus secretários). As duas avaliações são diferentes e uma não pode ser substituída pela outra. A avaliação dos resultados atingidos pela organização pode ser levada em conta para a avaliação dos membros da alta administração, mas não pode substitui-la, deve haver, portanto, outros parâmetros complementares. Pois, caso seja adotada a mesma métrica para as duas avaliações, os membros da alta administração que forem nomeados para uma pasta/organização que esteja apresentando resultados insatisfatórios receberão avaliações negativas durante o início do seu trabalho de recuperação da pasta/organização.

21. Relativo à prática L1.3, item de controle L.1.3.1, o processo de seleção dos membros da alta administração municipal dos Poderes Executivo e Legislativo, municipal e estadual, dá-se através de requisitos políticos que extrapolam a esfera administrativa, habitando o subjetivo, o partidário, o ideológico. Como responder esta questão?

Resposta: Os membros da alta administração não são somente os selecionados por processo eleitoral previsto em constituição, mas também os secretários escolhidos pelo prefeito, governador, ou ainda os secretários executivos e nacionais nos ministérios. Para esses cargos, pode haver casos em que não haja ainda processo de seleção definido. Assim, a proposta desse controle é que a organização estabeleça tais critérios de seleção, por exemplo, editando norma interna que determine o perfil para ocupação de determinado cargo de secretário.

22. Por que o questionário tem que ser respondido pelo gestor máximo da instituição? Será que ele realmente sabe todas essas respostas? Não seria melhor o responsável de cada área responder os questionamentos afetos à mesma?

Resposta: Os questionários devem ser respondidos pelo dirigente máximo da instituição porque, considerando se tratar de um levantamento de capacidade de governança e de gestão, ele é o principal responsável por esse papel na organização. Ele não precisa saber necessariamente de todas as respostas, mas deve contar com o apoio de colaboradores que possam ajudá-lo a responder, e deverá validar todas as respostas antes de enviar o questionário.

23. Minha organização não coordena e nem participa de políticas públicas. Como respondo às perguntas que tratam desse tema?

Resposta: Temos, no nosso glossário, um conceito de política pública: Conjunto articulado e estruturado de ações e incentivos que buscam alterar uma realidade em resposta a demandas e interesses dos atores envolvidos. (MARTINS, Humberto, 2007) Entendemos que políticas públicas não são somente aquelas estabelecidas formalmente pelo governo, e sim todos os conjuntos de iniciativas das organizações públicas direcionadas para o objetivo de trazer benefícios à sociedade. Essas iniciativas podem acontecer inclusive com a colaboração da sociedade privada. Com essa interpretação, entendemos que mesmo aquelas organizações que não estejam envolvidas na implementação de políticas oficializadas também podem fazer políticas públicas em sentido lato. Por exemplo, ações feitas em conjunto por dois ou mais municípios para a realização de melhorias em uma região exigem de cada organização envolvida a capacidade de alinhamento transorganizacional, e podem ser consideradas políticas públicas, pois estão são direcionadas para beneficiar a sociedade local.

24. A Câmara nunca realizou adesão a ata de registro de preços. Assim, parece que nenhum dos itens indicados como resposta se adequa ao caso do Legislativo, pois se colocar "não atende: não há deliberação há respeito" pode significar que não há controle sobre isso, o que não é correto, pois não houve a verificação da existência de declaração explícita de compatibilidade entre as especificações do objeto contratado e as necessidades de administração, não porque não há controle, mas porque não houve adesão a nenhuma ata de registro de preços. Isso ocorre em outros itens, como por exemplo nas indagações sobre dispensa de licitação por emergência, pregão presencial e eletrônico, procedimentos de aquisição que a Câmara nunca realizou, mas se realizasse efetuaria a verificação dos itens que constam no questionário. Qual seria a resposta correta ou que mais se aproxima entre as opções ofertadas?

Resposta: O objetivo da organização não deve ser responder positivamente a todos os controles listados no questionário. O gestor deve tomar conhecimento dos controles descritos e analisar se é pertinente ou não adotá-los, analisar o custo-benefício de implementação de cada controle. Aplicar todos os itens do questionário pode significar que a organização tem adotado controles desnecessários. (Decreto-Lei 200/1967 - Art. 14. O trabalho administrativo será racionalizado mediante simplificação de processos e supressão de controles que se evidenciarem como puramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco). Assim, se o ente/órgão não tem um determinado risco ou se o risco existente já está compatível com o apetite a risco da organização, ele não deve implementar o controle. Se a câmara municipal não utiliza registro de preços, então ela não possui riscos decorrentes desse uso e, portanto, não deve implementar nenhum tipo de controle para isso. Não seria pertinente, por exemplo, a câmara emitir uma norma interna disciplinando algo que ela não utiliza. Dessa forma, se houve avaliação de riscos em algum nível, considerar a opção “Não atende: custo benefício desfavorável”. Se não houve avaliação de riscos, considerar a opção “Não atende: Ainda não deliberou a respeito”. Em que pese a orientação acima, causa estranheza a não utilização do pregão, em nenhuma de suas modalidades, dado que a maioria dos itens/serviços adquiridos atualmente podem ser classificados como bens comuns e o pregão é a forma mais eficiente para realizar esse tipo de aquisição. O Tribunal de Contas da União entende como poder-dever o poder descrito no art. 1º da Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, aplicada também a municípios, pois a não utilização do pregão pode levar à prática de um ato não-econômico. Nesse caso, cabe à organização avaliar se há algum controle que deva ser implementado para garantir que as aquisições sejam realizadas conforme os princípios da legalidade, legitimidade e eficiência. 25. Respondi as questões L1.1.4, L1.4.3, CGAPe1.2, CIAPe1.2, CIAG1.11 com a opção “atende em parte” mas, apesar da resposta ter sido uma das que abrem questões adicionais, isso não ocorreu.

25. Não aparecerem as perguntas sobre se está formalizado e se é auditado. O que fazer?

Resposta: Por um erro na ferramenta onde o questionário foi implementado, não aparecem as perguntas complementares a essas questões e, neste momento, como o questionário está ativo, não temos como corrigir esses erros. Então, pedimos que V.Sa. prossiga no preenchimento do questionário mesmo sem as questões complementares. O que faremos como solução de contorno é adaptar o peso dessas questões quando formos fazer a análise das respostas.

26. No meu estado, adotamos o sistema de compras centralizado, sendo a Secretaria de Estado da Administração a responsável pela gestão de aquisições. Assim, as demais secretarias em meu estado não têm conhecimento para responder o questionário sobre governança das aquisições.

Resposta: nesse caso, a organização pode responder as questões CIAP e CIAG sobre planejamento e gestão do contrato. Pois, ainda que o órgão não contrate diretamente, ele terá que fazer um planejamento de suas necessidades e gerir a prestação do serviço/recebimento dos bens. Quanto às questões CIAS - seleção do fornecedor - se há um órgão que centraliza as compras, a organização poderá responder as questões marcando que "não atende, por impossibilidade legal".

27. Se eu entender que o item de controle não se aplica a minha organização devido ao grau de complexidade da estrutura e do “negócio”, ao seu contexto de atuação ou a sua natureza (adm. direta, autarquia, empresa), como responder se a opção “não se aplica” não existe?

Resposta: Se a organização entende que o controle não é aplicável, ocorrem três situações: I. Se a aplicação do controle foi analisada na avaliação de riscos, em algum nível da organização, e foi decidido que: a) não há risco, pois a atividade relacionada ao risco não é de competência da organização. Nesse caso, o interlocutor deve considerar a opção “Não atende: há impossibilidade legal” II. Se a aplicação do controle foi analisada na avaliação de riscos, em algum nível da organização, e foi decidido que: a) não há risco, pois a organização não realiza a atividade relacionada ao risco; b) ou o risco existente é aceitável pela organização, c) ou ainda que o custo supera o benefício de mitigar o risco. Nesses casos, o interlocutor deve considerar a opção “Não atende: custo benefício desfavorável”. Observe o que diz o Decreto-Lei 200/1967, Art. 14. ‘O trabalho administrativo será racionalizado mediante simplificação de processos e supressão de controles que se evidenciarem como puramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco’. III. Se a aplicação do controle não foi analisada na avaliação de riscos, o interlocutor deve considerar a opção “Não atende: Ainda não deliberou a respeito”. Consideramos que essa opção é mais conveniente do que o ‘não se aplica’, pois não ‘fecha as portas’ para a boa prática e permite uma futura reavaliação da aplicação desse controle no âmbito da organização. Salientamos que este levantamento de informações não busca medir o desempenho da organização, mas estimar o nível de aderência às boas práticas e o nível de risco ao qual ela está sujeita. Não se trata de uma “prova” onde se deve tirar “nota máxima”. Assim, reiteramos que os controles internos têm custo e devem ser implantados onde há riscos, de forma que não se espera que as organizações implantem todos os controles no nível de capacidade mais elevado

28. Com relação à prática L1.2: Que tipo de capacitação a alta administração da minha organização pode receber, visto que, para ser nomeada, a autoridade já deve possuir as competências necessárias para o cargo?

Resposta: Capacitação da alta administração não significa somente capacitação acadêmica, envolve também o conhecimento atualizado sobre: a) Cultura e funcionamento da organização; b) Riscos e controles existentes; c) Problemas e oportunidades; d) Código de ética, prestação de contas, responsabilização; e) Alterações nos ambientes interno e externo; e f) Compromissos firmados (e.g., contratos, deliberações do TCU, relatórios de feedback dos levantamentos anteriores).

29. O que responder se minha organização não tem governabilidade sobre o item de controle (por ex., não tem competência para implantar benefícios para a alta administração)?

Resposta: No caso de falta de governabilidade por força de legislação superior, o interlocutor poderá marcar a resposta “Não atende: há impossibilidade legal”.

30. Com respeito ao item L.2.3.1, se houver uma instância externa de governança (por exemplo, comissão de ética pública) que tenha as atribuições contidas no item, o controle pode ser considerado implementado (“atende”)?

Resposta: Sim. Nos casos em que existam instâncias externas de governança que implementem o controle, estas poderão ser consideradas.

31. Como devo fazer para responder aos itens da prática L.3.4, uma vez que entendo que a gestão de riscos e implantação de controles internos é atividade da CGU?

Resposta: A gestão de riscos e implantação de controles internos são responsabilidades do gestor. Ele deve avaliar se os mecanismos existentes, internos e externos, são de fato suficientes para a implantação da gestão de riscos no âmbito da organização e, no caso desses instrumentos já existentes não serem suficientes, ele deverá complementá-los com normas e ações internas, para que faça esse controle funcionar efetivamente.

32. A questão E2.1.3 tem premissa equivocada, pois não compete às partes interessadas definir, comunicar e revisar a estratégia.

Resposta: Nessa questão, por favor, considere apenas as ‘partes interessadas’ internas.

33. Com o advento da LAI – Lei de Acesso à Informação (Lei n° 12.527/2011), todas as organizações públicas já não atendem o item C3.1.2?

Resposta: Há necessidade de serem estabelecidas diretrizes em cada organização para dar cumprimento ao art. 8º da LAI. Art. 8o da Lei n° 12.527/2011 - É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas. § 1o Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo: I - registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público; II - registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros; III - registros das despesas; IV - informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; V - dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.

34. Como minhas informações estão publicadas nos portais transversais (por exemplo, portal da transparência), minha organização “atende totalmente” o item C3.1.4?

Resposta: Quanto à publicação nos portais transversais, a organização deve avaliar se essas publicações são suficientes para dar transparência a TODAS as informações que a organização listou em seu catálogo de acesso.

35. Qual a diferença entre as questões L1.1.3 e L1.1.4, pois na L 1.1.3 inclui-se “alta administração”, mas se mantém os demais grupos.

Resposta: A questão L1.1.4 pode ser respondida de qualquer forma porque ela não vai ser considerada na avaliação. Houve um erro ao inseri-la no questionário.