Governança pública

GOV.png Orientações sobre o levantamento de governança organizacional - ciclo 2014

O levantamento de informação sobre a adoção de boas práticas de governança pública e de governança e gestão das aquisições visa, em princípio, verificar a capacidade de uma organização do setor público em ser adequadamente governada e gerida pelas instâncias internas e externas de governança e de gestão, em prol do interesse da sociedade.

Este levantamento será realizado por meio de questionário aplicado aos gestores públicos na busca se descobrir a realidade vivida por cada organização.

Três versões do questionário online foram elaboradas, tendo em vista que estão participando deste trabalho organizações da esfera Federal, Estadual e Municipal, a citar:

  1. Questionário aplicável a órgãos e entidades da esfera federal (Governança Pública / Completo)

  2. Questionário aplicável a organizações estaduais e organizações de municípios com mais de 100.000 habitantes (Governança Pública e Governança e Gestão de Aquisições / Completo)

  3. Questionário aplicável a organizações públicas de municípios que possuam menos de 100.000 habitantes (Governança Pública e Governança e Gestão das Aquisições / Simplificado)

Frisamos a importância de responder as questões de forma fidedigna, pois as informações geradas auxiliarão os dirigentes máximos das organizações na melhoria de seu sistema de governança.

De acordo com o Referencial Básico de Governança Aplicável a Órgãos e Entidades da Administração Pública, publicado pelo TCU em 2014, a “governança no setor público compreende essencialmente os mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade”. As atividades de gestão têm foco no planejamento, na execução e no controle dos processos organizacionais, finalísticos ou de apoio, necessários à consecução dos objetivos da organização. Já as atividades de governança, garantem que as atividades de gestão organizacional e o comportamento da alta administração são avaliados, direcionados e monitorados de tal maneira a maximizar a probabilidade de que sejam atendidas as necessidades e expectativas das principais partes interessadas.

Orientações gerais

Pronto para começar? Então leia a integra do ofício enviado à sua organização, leia as orientações abaixo e acesse a pesquisa eletrônico, disponível em http://www.tcu.gov.br/perfilgov.

ATENÇÃO! Os jurisdicionados do TCEBA, TCMBA, TCECE, TCEES e TCMRJ devem acrescentar, no código de acesso aos questionários, a sigla correspondente ao seu estado. Por exemplo, um token QV17A77K, se correspondente a uma organização da Bahia, deve ficar da seguinte forma BAQV17A77K.

  1.  Assim que receber o código de acesso (token), enviado por meio de ofício às organizações envolvidas nesse levantamento, ESCOLHA uma pessoa como INTERLOCUTORA e UMA MÁQUINA ESPECÍFICA para alimentar o questionário. Acesse-o pela internet, disponível em http://www.tcu.gov.br/perfilgov, e preencha os dados demográficos da organização. Caso tenha alguma dificuldade, verifique se o FAQ (respostas a perguntas frequentes), disponível no site, pode auxiliá-lo. Se não encontrar uma resposta para o seu problema, entre em contato com a unidade de suporte indicada no ofício enviado à sua organização.
  2. Preenchidos a página de dados demográficos - local onde deverá ser cadastrado o interlocutor, retorne a este arquivo, leia as práticas e os itens de controle que constam desse documento e identifique as unidades organizacionais responsáveis por prover cada uma das informações necessárias.
  3. Estabeleça um prazo para que cada unidade envolvida no levantamento envie suas respostas ao interlocutor da organização. Esse prazo precisa ser inferior ao estabelecido no ofício, posto que o interlocutor precisará de pelo menos 5 dias úteis para consolidar as respostas, tratar eventuais problemas e enviá-las por meio do questionário eletrônico.
  4. Note que, no questionário eletrônico, há uma página dedicada a cada prática. Cada página deverá ser integralmente preenchida, para somente então prosseguir para a próxima. Nenhuma página ou quesito podem ser deixados em branco. Assim, se precisar de alguma informação que não esteja previamente disponível, o interlocutor deverá suspender temporariamente o preenchimento, clicar em “retornar mais tarde”, buscar as informações necessárias e, somente após isso, retomar ao questionário eletrônico para dar continuidade ao preenchimento, lembrando que TODO O QUESTIONÁRIO deve ser preenchido e enviado de UMA MESMA MÁQUINA. Tudo isso sem perder de vista o prazo estabelecido no ofício.
  5. Logo, é fundamental sensibilizar as unidades envolvidas no provimento de informações acerca dos prazos definidos, bem como orientá-las acerca da importância de consultar as instruções de preenchimento, o glossário e a FAQ (respostas a perguntas frequentes), disponíveis em http://www.tcu.gov.br/perfilgov, sempre que necessário.
  6. Findo o prazo estabelecido internamente pela organização, as unidades deverão encaminhar suas respostas para o interlocutor a quem foi delegada a responsabilidade de preencher o questionário eletrônico e enviar as respostas da organização para o órgão de controle.
  7. Considerando que o dirigente máximo da organização é o responsável pelas respostas a este questionário, mesmo quando as informações são providas por suas instâncias de governança e gestão internas ou externas à organização, é essencial dar-lhe ciência das respostas da organização.
  8. Ao final do preenchimento e envio do questionário, deve-se gerar um arquivo em PDF, contendo todas as respostas, salvá-lo na máquina aonde foi gerado, imprimi-lo, e apresentá-lo ao dirigente máximo da organização. Lembre-se que essa é a ÚNICA oportunidade que se tem para GERAR o arquivo, em PDF, do QUESTIONÁRIO com as respectivas RESPOSTAS.

Sobre a escala de avaliação

O questionário é composto por afirmações, chamadas “itens”. Os itens estão agrupados em grupos, denominados “práticas”. A organização deverá responder, da forma explicitada a seguir, se tem ou não adotado cada item apresentado.

Representando o nível de adoção do item de controle, foram definidas as seguintes categorias de resposta, as quais estarão disponíveis ao lado de cada questão:

Nos casos em que o item de controle envolva a definição de diretrizes/processos ou a produção de documentos ou informações (p. ex: formulação de estratégia, fixação de diretrizes, elaboração de planos, levantamento de informações), os seguintes critérios deverão ser observados:

  1. atende em grande parte ou totalmente: quando os documentos/informações produzidos foram revisados nos últimos 3 anos, ou menos, e contemplem todos os requisitos, funções e papeis citados no item de controle;
  2. atende em parte: quando os documentos/informações produzidos foram revisados há mais de 3 anos e há menos de 6 anos, e contemplem todos os requisitos, funções e papeis citados no item de controle;
  3. atende em menor parte: quando os documentos/informações produzidos foram revisados há mais de 6 anos ou não contemplem todos os requisitos, funções e papeis citados no item de controle;
  4. decidiu adotá-lo: quando houve uma decisão formal de adotar o item de controle, podendo, ou não, ter realizado ações que visam à implantação do controle;
  5. não atende porque há impossibilidade legal de adotá-lo: quando o item de controle não é praticado por haver impossibilidade legal de adotá-lo;
  6. não atende porque o custo-benefício é desfavorável: quando o item de controle não é praticado, tendo em vista que o custo-benefício é desfavorável; e
  7. não atende e não deliberou a respeito: quando o item de controle não é praticado e não houve deliberação a respeito.

Nos casos em que o item de controle envolva a execução de atividades (p. ex.: execução da estratégia e o desenvolvimento de competências de membros da alta administração, elaboração de relatórios) os seguintes critérios deverão ser observados:

  1. atende em grande parte ou totalmente: quando o item de controle tem sido sistematicamente adotado/executado, nos últimos 2 anos, em mais de 85% dos casos em que é possível adotá-lo;
  2. atende em parte: quando o item de controle tem sido sistematicamente adotado/executado, nos últimos 2 anos, em mais de 15% e menos de 85% dos casos em que é possível adotá-lo;
  3. atende em menor parte: quando o item de controle tem sido sistematicamente adotado/executado, nos últimos 2 anos, em menos de 15% dos casos em que é possível adotá-lo;
  4. decidiu adotá-lo: quando houve uma decisão formal de adotar o item de controle, podendo, ou não, ter realizado ações que visam à implantação do controle;
  5. não atende porque há impossibilidade legal de adotá-lo: quando o item de controle não é praticado por haver impossibilidade legal de adotá-lo;
  6. não atende porque o custo-benefício é desfavorável: quando o item de controle não é praticado, tendo em vista que o custo-benefício é desfavorável; e
  7. não atende e não deliberou a respeito: quando o item de controle não é praticado e não houve deliberação a respeito.

Se a resposta ao item for “atende em menor parte”, “atende em parte”, ou “atende em grande parte ou totalmente”, serão apresentadas 2 questões adicionais para aferir o nível de formalização e de auditoria do item abordado:

  1. Este item está formalizado: quando existe documento formal que define o item de controle e atribui responsabilidade e periodicidade de execução; e
  2. Este item é periodicamente avaliado em auditoria: quando o item de controle é avaliado por procedimentos formais de auditoria interna ou externa com a finalidade de verificar se o controle é eficaz, ou seja, se ele trata adequadamente o risco para cujo tratamento foi projetado.

No questionário eletrônico, ao lado de cada questão, consta o código que indica a categoria de resposta a ser observada: (*D) Definição de diretrizes/processos ou produção de informações/documentos; e (*E) Execução de atividades.

Importante:

O atendimento dos itens pode se dar por norma ou ação externa à organização. Assim, se há legislação ou ato normativo publicado por instância externa à organização, cujo alcance abrange-a, que atenda aos critérios estabelecidos, então é possível considerar o item atendido. A exceção são os casos em que a norma superior atribui ao órgão ou à entidade a responsabilidade pela regulamentação ou execução de atos complementares.