Senhores principais gestores responsáveis pelas aquisições e interlocutores designados.

Em uma pré-análise das respostas enviadas ao questionário Perfil de Governança das Aquisições – ciclo 2013, a equipe de auditoria identificou algumas inconsistências nas respostas. Posteriormente foram feitos contatos com alguns gestores, o que permitiu que a equipe identificasse basicamente 3 causas para as inconsistências: introdução de conceitos novos (e.g., a escala de para avaliação de capacidade dos controles – questões F.8 a F.11), não observância das definições contidas nas instruções de preenchimento e não observância das explicações complementares contidas no arquivo “Perguntas mais frequentes”, que contém as dúvidas que os gestores tiveram e que poderiam influenciar os demais respondentes (acessar em www.tcu.gov.br/perfilgovaquisicoes).

Foram enviados alertas a alguns gestores, que tiveram oportunidade de retificar suas respostas após a correta compreensão dos critérios. Entretanto, a maioria dos gestores não foi alertada sobre estes pontos, devido ao fato de que a maioria das organizações não ter realizado o cadastramento do interlocutor de imediato, ao receber a comunicação da auditoria, fato já saneado a essa altura dos trabalhos.

Diante deste fato, e a fim de permitir que TODAS as organizações tenham a mesma oportunidade de realizar um diagnóstico mais próximo de sua realidade, optamos por enviar nesta mensagem esclarecimentos sobre os pontos em que a equipe detectou maior inconsistência nas respostas.

Assim, de posse dessas informações, a organização poderá, se entender que usou critério diverso do que será aclarado adiante, retificar suas respostas. As organizações que entenderem que seguiram os critérios abaixo aclarados nada devem fazer com respeito às informações enviadas.

Para tanto, recomendamos revisitar as questões abaixo, e informamos que todos os questionários foram reabertos e podem ser alterados até às 23:55h do dia 24/01/2014.

Conforme mencionamos, as organizações que desejarem poderão retificar as respostas, bastando reentrar no questionário com o mesmo código de acesso (acesso em www.tcu.gov.br/perfilgovaquisicoes). O questionário da organização lhes será apresentado com as respostas já enviadas anteriormente. A organização poderá alterar as respostas que entender necessário, mas necessita salvar a página (por um dos botões “retornar mais tarde”, “próximo” ou “anterior”).

Por oportuno ressaltamos o contido no item 6 das instruções de preenchimento: “As evidências documentais que suportam as respostas dadas neste questionário deverão ser oportunamente reunidas e mantidas à disposição das instâncias de controle, para verificação de consistência.

Desta forma, alertamos para a necessidade de que a organização tenha segurança de possuir evidências que suportem suas respostas, em especial para as questões que serão aclaradas adiante, deixando-as à disposição para verificação.

A seguir, passamos a tecer algumas considerações sobre as questões que sugerimos que sejam revisitadas, a fim de que a organização se assegure que usou o critério correto e possui evidências que suportem suas respostas.

 

1.       Questões A.1 e E.1

Texto: A.1. Os ocupantes das funções-chave na área de aquisições são selecionados por meio de processo formal, transparente e baseado nas competências necessárias ao desempenho das atividades? E.1 São identificadas e definidas as competências necessárias para o desempenho das funções-chave da área de aquisições.

Considerações: A seleção com base em competências tem como pressuposto a existência de mapeamento de competências. Logo, a resposta à pergunta A.1 só deve ser sim se a prática E.1 for adotada (total ou parcialmente).

Evidências esperadas: Para a Questão E.1, se a organização adota a prática (total ou parcialmente), a organização deve possuir um ou mais documentos contendo, para cada função, as competências mapeadas. Para a questão A.1, se a resposta for “sim”, devem existir processos de seleção realizados com base nas competências mapeadas (e.g., relação de candidatos, análise se possuem ou não as competências, critérios de seleção etc.).

Pergunta no arquivo “Dúvidas mais frequentes”: 25

2.       Questão A.9

Texto: A.9. Em relação ao desempenho organizacional da gestão das aquisições, a Alta Administração da organização: (...)

Considerações:  Observar que os itens de resposta são gradativos, de forma que só se pode implementar o item seguinte quando se implementa o controle anterior. Não se pode estabelecer indicadores (2ª opção) ser ter havido estabelecimento de objetivos (1ª. Opção). Não se pode estabelecer metas (3ª. Opção) sem terem sido estabelecidos indicadores (2ª. Opção). Não se pode estabelecer mecanismos de gestão dos riscos relacionados aos objetivos (4ª opção) sem estabelecer objetivos (1ª. Opção). Não se pode estabelecer mecanismos de controle do cumprimento das metas da gestão das aquisições (5ª opção) sem estabelecer as metas (3ª. Opção).

Evidências esperadas: Para as 3 primeiras opções, documento da alta administração contendo os objetivos, indicadores e metas para a gestão das aquisições (e.g., objetivo: executar o máximo de aquisições previstas no plano de aquisições; indicador: número de contratos assinados/número de aquisições previstas no plano de aquisições; meta: 100%). Para a 4ª opção, documento de gestão dos riscos relacionados aos objetivos das aquisições. Para a 5ª. Opção, a descrição dos mecanismos de controle do cumprimento das metas das aquisições.

Pergunta no arquivo “Dúvidas mais frequentes”: Não há.

 

3.       Questão B.3

Texto: B.3 Há normativos internos que estabelecem as competências, atribuições e responsabilidades do dirigente máximo da organização com respeito às aquisições?

Considerações: O controle trata de normatização interna e não externa. O controle expressa quais competências, atribuições e responsabilidades a alta administração reserva para o dirigente máximo. Assim, por exemplo, um decreto, que aprova a estrutura regimental e o quadro demonstrativo dos quadros em comissão do órgão que disciplina que a autoridade máxima deve assinar os contratos da organização não é um normativo interno para os fins desta questão, pois foi aprovado por autoridade externa à organização.

Evidências esperadas: Um normativo interno (i.e., aprovado pela alta administração) que contenha a descrição das competências, atribuições e responsabilidades do dirigente máximo da organização com respeito às aquisições.

Pergunta no arquivo “Dúvidas mais frequentes”: 22

 

4.       Questão C.5.3

Texto: C.3 A unidade de auditoria interna executou trabalhos, no último ano, de: (...)

Considerações: Devido à especificidade do tema, as diferenças entre os diversos tipos de trabalhos, em geral, são de conhecimento apenas da unidade de auditoria interna (AI), de forma que responder que a AI executou alguns dos tipos de trabalho perguntados em geral passa pela consulta à própria AI . Ocorre que houve diversas incidências de organizações que não consultaram a AI para responder o questionário (questão C.5) e responderam que a AI faz trabalhos de determinados tipos, o que traz o risco de desconhecimento sobre os tipos de trabalhos que a AI realiza. Por exemplo, houve diversas incidências de resposta de que a auditoria interna faz trabalhos de auditoria contínua, que exige um nível de maturidade elevado, sem que a mesma faça trabalhos de avaliação de controles internos, que exige menor maturidade.

Evidências esperadas: Para cada tipo de trabalho que a AI da organização executa, evidências documentais do trabalho (e.g., relatório de auditoria de avaliação de controles internos, relatório da auditoria contínua).

Pergunta no arquivo “Dúvidas mais frequentes”: não há.

 

5.       Questão C.6.

Texto: C.6 Com respeito a accountability e transparência, a Alta Administração: C.6.1 Estabeleceu diretrizes para que a íntegra dos processos de aquisições sejam publicados na Internet.

Considerações: Alguns gestores interpretaram esta como sendo uma “diretriz para publicar informações sobre todos os processos na Internet”, o que é diferente do que se perguntou. “Íntegra dos processos” significa “todos os documentos que compõem cada um de todos os processos”. Aqui deseja-se saber se há diretriz para que a íntegra dos processos, isto é, diretriz para que todos os documentos de todos os processos de aquisição (e.g., solicitação de aquisição, estudos técnicos preliminares, estimativas de preços, pareceres técnicos e jurídicos etc.) sejam publicados na Internet.

Evidências esperadas: Documento da alta administração com diretrizes para que todos os documentos de todos os processos de aquisição estejam publicados na Internet e a publicação de todos os documentos de todos dos processos de aquisição na Internet.

Pergunta no arquivo “Dúvidas mais frequentes”: não há.

 

6.       Questões F.1 a F.5

Texto: A organização utiliza processo de trabalho aprovado e publicado para ...

Considerações: Processo de trabalho é um conjunto de atividades interligadas que transforma entradas em saídas. Sabe-se que as organizações executam os cinco processos questionados, pois existem seus produtos (proposta orçamentária, contratos etc.), mas não necessariamente estes processos estão formalizados na organização. Nestas questões pergunta-se se a organização formalizou (isto é, aprovou e publicou) cinco processos de trabalho ligados às aquisições. De certo, esta formalização contemplará as peculiaridades de como o processo é executado na organização. O processo de planejamento de cada uma das contratações, em geral, recebe como insumo uma necessidade de negócio e gera como saída um edital completo, incluindo o termo de referência (TR) ou projeto básico (PB) para a contratação (logo, deve ter uma descrição do fluxo de atividades que são realizadas, e quem as executa, tendo como entrada o preenchimento de um documento de solicitação da aquisição e como saída o edital completo). O processo de seleção do fornecedor, em geral, recebe como insumo o edital completo, e gera como saída um contrato. O processo de gestão do contrato, em geral, recebe como insumo um contrato, e gera como saída uma solução, que produz resultados, os quais atendem à necessidade que foi desencadeou a contratação.

Evidências esperadas: Para cada processo de trabalho, um normativo interno (aprovado e publicado pela alta administração) estabelecendo o processo de trabalho questionado. Um mesmo normativo eventualmente pode formalizar mais de um processo de trabalho (e.g., um único normativo formaliza os processos de planejamento da contratação, seleção do fornecedor e gestão do contrato).

Pergunta no arquivo “Dúvidas mais frequentes”: 14.

 

7.       Questões F.6 e F.7

Texto: F.6 Com respeito à aderência a padrões, a organização reconhece que os seus Órgãos Governantes Superiores padronizaram e recomendaram a utilização do seguinte: ... F.7. Com respeito à padronização dos procedimentos nas aquisições, a organização:...

Considerações: As questões tratam da existência de padronização, mas diferenciam-se quanto a quem estabelece o padrão. Na questão F.6 faz-se necessário primeiro que a organização reconheça seus OGS – Órgãos Governantes Superiores. No documento de “fundamentação das questões” (pode ser acessado a partir de www.tcu.gov.br/perfilgovaquisicoes) há referência aos OGS até o momento identificados na página “Órgãos normatizadores”. Assim, quando a organização responde positivamente, por exemplo, ao item F.6.5, significa que reconhece que um OGS recomendou que a organização utilizasse os procedimentos para a elaboração das estimativas de preços das contratações que ele [OGS] padronizou para os órgãos e entidades que deve orientar. Já em caso análogo, se a organização assinalar o item F.7.5, significa que a organização definiu seus próprios procedimentos para a elaboração das estimativas de preços das contratações, e recomendou sua utilização.

Evidências esperadas: No caso dos itens da questão F.6, a organização deve ter como evidência a orientação expedida pelo OGS para que ela [organização] utilize os padrões estabelecidos (pelo OGS), acompanhada dos padrões (por exemplo, orientação do OGS para realizar as estimativas de preço utilizando determinado conjunto de procedimentos por ele – OGS - padronizados). No caso dos itens da questão F.7, a organização deve ter documentos com os padrões estabelecidos e a recomendação para utilizá-los (por exemplo, o documento com os procedimentos para a elaboração das estimativas de preços que todas as contratações devem seguir, e um memorando orientando a seguir estes procedimento na organização).

Pergunta no arquivo “Dúvidas mais frequentes”: não há.

 

8.       Questões F.8, F.9, F.10 e F.11

Texto: ... avaliar a capacidade dos possíveis controles internos listados a seguir: (Consulte o item 13 das instruções de preenchimento para esclarecimentos sobre os níveis de capacidade dos controles internos que serão assinalados nesta pergunta.)...

Considerações: Preliminarmente registramos que os controles internos são possíveis de serem implementados, e nem todos precisam ou devem ser implementados em todas as organizações nem em todas as contratações. Considerando ainda que o conceito de nível de capacidade de controles internos em nível de atividades, em geral, não faz parte da rotina dos gestores, faz-se necessário consultar o item 13 das instruções de preenchimento para responder aos itens das questões F.8 a F.11. A maior incidência de respostas inconsistentes foi ocasionada pela ausência da leitura do significado de cada nível de capacidade, de forma que recomendamos que a organização reavalie os controles destas questões à luz das definições e evidências esperadas para cada nível, conforme consta do item 13 das instruções de preenchimento. Passamos a detalhar cada um dos níveis de capacidade, parafraseando o item 13 das instruções de preenchimento:

Não reconhecido: Controle não é reconhecido pelos executores do processo. Não há evidência.

Ad hoc: Controle é reconhecido pelos executores do processo, e é executado de forma assistemática na organização, pois depende da pessoa que executa a atividade. Evidência: há contratações da organização onde se pode evidenciar o funcionamento do controle.

Repetível: Controle é reconhecido pelos executores do processo, e é executado de forma sistemática na organização, pois já faz parte da cultura organizacional. Evidência: Com frequência (em 85% ou mais das vezes) se pode evidenciar o funcionamento do controle nas contratações da organização.

Definido: Controle está positivado em algum normativo interno, e é executado de forma sistemática na organização. Evidência: Normativo interno e com frequência (em 85% ou mais das vezes) se pode evidenciar o funcionamento do controle nas contratações da organização.

Avaliado: Controle foi avaliado pela auditoria interna e considerado satisfatório. Evidência: Relatório de avaliação do controle elaborado pela auditoria interna o considera satisfatório.

Tomemos como exemplo o possível controle contido no item F.8.1. A contratação é iniciada por um documento no qual consta explicitamente a necessidade da contratação e o demandante do objeto do contrato. Ele estará no nível “Ad hoc” se a organização possuir alguns processos de aquisição os quais tenham sido iniciados por um documento com as características apresentadas (“consta explicitamente a necessidade da contratação e o demandante”). Estará no nível repetível se 85% ou mais dos processos de aquisição da organização iniciam-se com um documento como o descrito. Estará em nível definido se houver normativo interno onde conste que os processos de aquisição devem iniciar-se com um documento como o descrito e, além disso, 85% ou mais dos processos de aquisição iniciam-se com o documento multicitado. Por fim estará em nível avaliado se a auditoria interna realizou trabalho de avaliação do controle e verificou que ele funciona (necessita haver evidências de que a auditoria interna avaliou o controle).

Evidências esperadas: Deve-se avaliar se, controle a controle perguntado, há evidência que suporte o nível de capacidade respondido. O conjunto de controles considerado em nível avaliado deve ter sido objeto de avaliação por parte da auditoria interna. Assim, por exemplo, se organização respondeu que 10 controles estão no nível avaliado significa que deve ter como evidências relatórios da auditoria interna que cobrem a avaliação destes 10 controles e o consideram eficazes. Já se ela responde que possui 10 controles em nível definido, deve possui um ou mais normativos INTERNOS que juntos definem os 10 controles (e além disso, em 85% ou mais das contratações o normativo é seguido). Para o nível repetido, 85% ou mais das aquisições implementam o controle (ele não consta em normativo interno, mas em geral está sendo cumprido)

Perguntas no arquivo “Dúvidas mais frequentes”: 15, 16, 17 e 18.

 

9.       Questão H3.1 

Texto: H.3.1 Informar em qual entidade estão as informações (no formato Órgão Superior/Unidade Orçamentária/Entidade):

Considerações: A indicação da entidade deve ser feita utilizando-se somente números e o separador “/”, no mesmo formato dos códigos que constam do SisPES (e.g., 26000/26249/153166), de forma que o TCU possa importar a base de dados do SisPES, evitando solicitar novamente a informação às organizações que já alimentaram o sistema.

Evidências esperadas: Constar do SisPES a identificação da entidade informada.

Pergunta no arquivo “Dúvidas mais frequentes”: não há.

 

Recomenda-se ainda, em especial para aqueles que não o fizeram anteriormente, a leitura de todo o arquivo “Perguntas mais frequentes”, que pode ser acessado em www.tcu.gov.br/perfilgovaquisicoes.

Por fim, relembramos que encerraremos os questionários às 23:55h do dia 24/01/2014 (sexta-feira) e continuamos à disposição para dúvidas e esclarecimentos por este canal de e-mail.

Atenciosamente,

Equipe de Coordenação do Levantamento