Desde 2015, el Tribunal de Cuentas de la Unión (TCU - Brasil) lleva a cabo la Fiscalización Continua de las Nóminas, (FCFP, por sus siglas en portugués). El objetivo es auditar y monitorear los recursos que se gastan en las nóminas de la administración pública, para garantizar que se utilicen de conformidad con la legislación que rige la remuneración de los funcionarios activos, inactivos y pensionistas. 

La iniciativa de la Corte de Cuentas brasileña se transformó en una nota técnica del Banco Interamericano de Desarrollo (BID). El estudio de caso servirá de referencia para las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) de otros países que deseen combatir el fraude y la corrupción. 

Antes de 2015, el TCU llevaba a cabo auditorías de nóminas de una a diez unidades bajo su jurisdicción u órganos al año. Tan solo en 2021, en el 7º ciclo de la FCFP, el TCU fiscalizó nóminas de 594 organizaciones federales y proporcionó información sobre 39 tipos diferentes de irregularidades, generando un ahorro de BRL 405 millones o el 0,1% del total de las nóminas auditadas. Desde el inicio de la FCFP, el trabajo del Tribunal ha generado un ahorro acumulado de cerca de BRL 2.000 millones para las arcas públicas.

 "La publicación del BID trasciende el ámbito de la administración pública federal y se extiende a las entidades fiscalizadoras de otros países, pudiendo servir de inspiración para el trabajo de cruce de bases de datos en materia de personal. Es, asimismo, un incentivo para que los equipos internos perfeccionen cada vez más su trabajo, piensen en nuevas posibilidades y mejoren los procesos. Puede ser también una referencia para otras unidades dentro del propio Tribunal", considera el jefe adjunto de la Unidad de Auditoría en Recursos Humanos (AudPessoal), Helton Onesio de Souza.   

Cómo funciona la Fiscalización Continua de las Nóminas (FCFP) 

Debido al tamaño y la complejidad de las nóminas de la administración pública brasileña, el sistema de fiscalización continua se ha ido perfeccionando desde su desarrollo. “Logramos crear una plataforma que facilita el trabajo del gestor. Por medio de ella, el TCU informa sobre los indicios de irregularidades detectadas en las nóminas, las disposiciones legales potencialmente infringidas y las posibles sugerencias de procedimientos para corregir las fallas. Toda la comunicación entre el Tribunal y el gestor se realiza mediante el sistema, lo que agiliza el monitoreo y los análisis necesarios. La FCFP está concebida para acercar el Tribunal a los gestores, de modo que estos dispongan de elementos que les ayuden a resolver los problemas", explica Souza. 

Cada ciclo de la FCFP dura un año, comienza en abril y termina en marzo. El proceso básico de auditoría consta de cuatro etapas: recopilación de datos; aplicación de pistas de auditoría y análisis de datos; solicitud de aclaraciones sobre irregularidades ante las unidades bajo jurisdicción; análisis de las aclaraciones facilitadas por dichas unidades y elaboración del informe de auditoría. 

Los datos se extraen de tres bases principales: el Sistema Integrado de Administración de Personal (SIAPE); Extra-SIAPE (la base de datos de nóminas de los entes de la Unión que no utilizan el SIAPE); y el Informe Anual de Información Social (RAIS, por sus siglas en portugués). La información de los estados y municipios también puede obtenerse mediante acuerdos de cooperación con los órganos de fiscalización en esas esferas. 

Con las bases de datos obtenidas, los programas exploran, de forma automatizada, 39 pistas de auditoría para identificar irregularidades. Las posibles fallas pueden surgir debido a varios motivos: discrepancias en los datos con relación a la información que debería ser consistente, pagos ilegales y acumulación irregular de cargos, por ejemplo. Las irregularidades en las nóminas pueden basarse en una eventual inconsistencia o derivarse de un comportamiento intencional. 

Cada pista de auditoría está documentada, especificando los criterios legales en los que se basa, el procedimiento de análisis y el procedimiento técnico para llevar a cabo el análisis. De 2015 a 2021, se identificaron 415.125 irregularidades. De este total, el 45,8% son acumulaciones ilícitas de cargos, empleos, funciones, pensiones; el 32,1% se refiere a personas que recibieron pagos a los que no tenían derecho; el 7,6% son inconsistencias en registros de personal; y el 4,5% corresponden a violaciones del tope salarial. 

Una vez recolectados y analizados los datos, la siguiente fase es poner en conocimiento de las unidades bajo jurisdicción los indicios detectados para que puedan aclarar las señales de irregularidades o adoptar medidas correctivas. En promedio, la tasa de respuesta de las unidades contactadas entre 2015 y 2021 fue de 50%. En 2020, la tasa fue del 33% y en 2021, del 42%. 

De las respuestas recibidas, en promedio, el 40% se refería a indicios que fueron confirmados y regularizados. Por otro lado, alrededor del 36% presentaba inconsistencias, es decir, indicios de irregularidades que no se confirmaron. 

2015  -  Aún se recibían datos y aclaraciones en forma de hojas de cálculo. 

2017  -  Implementación de sistemas para recibir datos automáticamente y gestionar mejor los casos de irregularidades. 

2018  -  Una modificación permite recibir datos y nóminas mensualmente, lo que hace que el proceso sea continuo en lugar de examinar un momento dado en un punto del año. 

2019  -  Desarrollo de paneles de información de gestión, que permiten un acceso más fácil a la información y a los marcadores de progreso en cuestiones individuales. 

2020  -  Se implantaron herramientas para el uso del análisis automatizado de las aclaraciones facilitadas por los órganos. 

2021  -  Intensificación de la comunicación para instaurar medidas correctivas por parte de los órganos que experimentan constantes irregularidades. 

Consulte aquí la publicación del BID en portugués, inglés y español.