El Back Office del proyecto AuditaONU garantiza apoyo estratégico a las fiscalizaciones internacionales

Creada para ofrecer soporte administrativo a las fiscalizaciones internacionales, la Oficina de Apoyo a las Fiscalizaciones de Órganos Internacionales (EFINT), conocida como Back Office, actúa en coordinación con las unidades de la Secretaría General de Administración (Segedam) y la Secretaría General de la Presidencia (Segepres), cumpliendo con las demandas del Proyecto AuditaONU.

La unidad, integrada por apenas dos servidoras, está vinculada a la Segedam y recibió la denominación de Back Office por ser el término utilizado por los demás países miembros de la Junta de Auditores de la ONU para las unidades de apoyo con funciones equivalentes. Sus integrantes fueron seleccionadas mediante un proceso de convocatoria abierta, al igual que en la conformación de los equipos de la Secretaría de Control Externo de la Organización de las Naciones Unidas (SecexONU).

Entre sus principales atribuciones, el Back Office ofrece soporte a la emisión de billetes, pasaportes y visados para misiones internacionales, actuando como enlace entre el equipo del proyecto AuditaONU y las unidades responsables, y respalda la gestión de viáticos y reembolsos, con enfoque en la transparencia y el cumplimiento normativo. También colabora en la provisión de equipamiento y en la organización del entorno de trabajo, asegurando las condiciones logísticas necesarias para que los auditores se concentren en la ejecución de las actividades de auditoría, además de coordinar el proceso de identificación de demandas de capacitación, contribuyendo al desarrollo continuo de las competencias técnicas.

Adicionalmente, la Oficina es responsable del proceso de incorporación de nuevos participantes, tanto de equipos temporales como permanentes. Esta labor incluye desde el primer contacto de bienvenida hasta el apoyo en la solicitud de correos electrónicos de la ONU y de entidades asociadas, la concesión de acceso a sistemas y la aclaración de dudas logísticas y administrativas, tanto a nivel nacional como internacional. Más de 120 auditores ya han recibido soporte del Back Office.

"En 2025 tuve el honor de participar en la auditoría de la Unicef. Fue el primer año del TCU en la Junta de Auditores, así que todo era nuevo y los desafíos enormes. En este escenario complejo, el trabajo del Back Office de la SecexONU fue simplemente esencial para el éxito de nuestra misión. Su actuación fue impecable y decisiva. Se encargaron de absolutamente todo lo relacionado a logística y soporte operativo, permitiendo que nuestro equipo se centrara exclusivamente en lo más importante: la auditoría.

La sensación que tuvimos durante todo el proceso fue que nos cuidaban las 24 horas del día. ¡Fue impresionante! Bastaba enviar un mensaje y la respuesta llegaba de inmediato, incluso fuera del horario laboral. Cualquier apoyo solicitado era prontamente atendido, y muchas veces ni siquiera necesitábamos pedirlo, porque ya estaban un paso adelante, anticipando nuestras necesidades. El trabajo del Back Office fue, sin duda, impecable." - Testimonio de la secretaria de la Secretaría del TCU en São Paulo (SEC-SP), Manuela de Andrade Faria, líder del equipo de auditoría de gestión.

Con el objetivo de facilitar la integración de nuevos miembros y centralizar información relevante, el equipo desarrolló la intranet AuditaONU, de acceso restringido a los participantes del proyecto.

Actuación internacional

En el ámbito internacional, el Back Office de la SecexONU mantiene contacto directo con los puntos focales de las entidades involucradas en las auditorías. La unidad es responsable de verificar y organizar toda la logística de acreditación, transporte y seguridad en los países donde se llevan a cabo la fiscalización.

Además, realiza una triple verificación para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos de salud antes de cada misión. Este proceso abarca la revisión de exigencias junto al Ministerio de Asuntos Exteriores (MRE), a los puntos focales de las entidades auditadas y a los servicios de salud de las Naciones Unidas, asegurando que los auditores estén debidamente preparados y en conformidad con las normas sanitarias vigentes.

¿El soporte del Back Office fue técnico, oportuno y resolutivo ¿las cuestiones simplemente se resolvían, sin trasladar tareas demostrando que el 'enfoque en el cliente' es una realidad práctica en esa unidad. Es un modelo de eficiencia que sirve de referencia para todo el Tribunal. (Testimonio de Vinicius Zacarias Madela, miembro de equipo de auditoría de Misión de Paz)

La Oficina también gestiona la rendición de cuentas de los recursos recibidos por el TCU como miembro de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas. Otra actividad esencial es la reunión de alineación previa al viaje, realizada con todos los equipos antes de las misiones, en la cual se presentan listas de verificación con puntos importantes, orientaciones operativas y aclaraciones finales.

¿El Back Office es sinónimo de tranquilidad para todos nosotros, colaboradores del proyecto AuditaONU, especialmente en los momentos previos a las misiones en territorio extranjero, cuando necesitamos centrarnos en las actividades de auditoría. El equipo se encarga de todos los detalles, emite alertas importantes, proporciona información indispensable sobre los lugares de las misiones (como exigencia de vacunas específicas para el ingreso a ciertos países), adopta los arreglos logísticos con antelación para que nuestro trabajo fluya correctamente (verificando apoyo para desplazamientos y equipamientos in situ), y resuelve todos los aspectos burocráticos inherentes a nuestra actividad. Además, siempre nos ayudan en las negociaciones para la contratación y en la oferta de formación, esencial para la calidad de nuestro trabajo. (Testimonio de Jorge Pinto de Carvalho, TCDF, miembro del equipo de auditoría de UNICEF)