En el caso del Tribunal de Cuentas de la Unión, el tratamiento de datos personales puede darse en cuatro escenarios: acciones de control externo, servicios a la sociedad, acciones de capacitación y acciones administrativas internas.
Acciones de Control Externo:
Las acciones de Control Externo son aquellas que se realizan para dar cumplimiento a las competencias constitucionales y legales del TCU, previsto en los arts. 70 a 75 de la Constitución Federal, en especial el art. 71, y legislación aplicable. De acuerdo con el art. 71 de la Constitución Federal:
Art. 71 El control externo, a cargo del Congreso Nacional, se ejercerá con la asistencia del Tribunal de Cuentas de la Unión, al cual corresponde:
I - analizar anualmente la redición de cuentas del presidente de la República, mediante un informe previo que deberá elaborarse en sesenta días a partir de la fecha de su recepción;
II - juzgar las cuentas de los administradores y de los demás responsables del dinero, bienes y valores públicos de la administración directa e indirecta, incluidas las fundaciones y sociedades creadas y mantenidas por el Poder Público federal, y las cuentas de aquellos que causaren pérdidas, extravío u otras irregularidades que resultaren en pérdidas al erario público;
III - examinar, a efectos de registro, la legalidad de los actos de admisión de personal, a cualquier título, en la administración directa e indirecta, incluidas las fundaciones creadas y mantenidas por el Poder Público, a excepción de los nombramientos de cargos eventuales, así como la de concesiones de jubilaciones, retiros y pensiones, a excepción de las mejoras posteriores que no alteren los fundamentos legales de los actos de concesión;
IV - realizar, por iniciativa propia, de la Cámara de Diputados, del Senado Federal, de la Comisión técnica o de investigación, inspecciones y auditorías de naturaleza contable, financiera, presupuestaria, operativa y patrimonial, en las unidades administrativas de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial. Poderes, y de las demás entidades mencionadas en el apartado II;
V - fiscalizar las cuentas nacionales de las empresas supranacionales de cuyo capital social participe la Unión, directa o indirectamente, en los términos del tratado constitutivo;
VI - fiscalizar la aplicación de los recursos transferidos por la Unión mediante convenios, acuerdos, pactos u otros instrumentos similares, a los estados, al Distrito Federal o a los municipios;
VII - proporcionar la información que le sea requerida por el Congreso Nacional, por cualquiera de sus Cámaras, o por cualquiera de las respectivas Comisiones, sobre la fiscalización contable, financiera, presupuestaria, operativa y patrimonial y sobre los resultados de las auditorías e inspecciones realizadas;
VIII - aplicar a los responsables, o una vez verificada la ilegalidad de cualquier gasto o la irregularidad de cualquier cuenta, las sanciones previstas por la ley, que establecerán, entre otras conminaciones, una multa proporcional al daño causado al erario;
IX - establecer un plazo para que el órgano o la entidad adopten las medidas necesarias para el estricto cumplimiento de la ley, si se verifica la ilegalidad;
X - suspenderla ejecución de un acto impugnado si este no fuere obedecido, comunicando la decisión a la Cámara de Diputados y al Senado Federal;
XI - oficiar ante el Poder competente sobre las irregularidades o los abusos constatados.
§ 1º
En el caso de un contrato, el acto de suspensión será adoptado directamente por el Congreso Nacional, el cual solicitará, de inmediato, al Poder Ejecutivo las medidas adecuadas.
§ 2º Si el Congreso Nacional o el Poder Ejecutivo, en un plazo de noventa días, no cumpliere con las medidas previstas en el párrafo anterior, el Tribunal decidirá al respecto.
§ 3º Las decisiones del Tribunal que resulten en imposición de obligaciones de pago o multas tendrán validez como título ejecutivo.
§ 4º El Tribunal presentará al Congreso Nacional, trimestral y anualmente, un informe de sus actividades.
Además de las disposiciones constitucionales, el TCU es responsable de otras funciones que le confiere la legislación, como la Ley 8.443/1992, Ley Orgánica del Tribunal Federal de Cuentas, según la cual:
Art. 1° El Tribunal de Cuentas de la Unión, órgano de control externo, le corresponde, de conformidad con la Constitución Federal y en la forma establecida en la presente Ley:
I - juzgar las cuentas de los administradores y demás responsables del dinero, bienes y valores públicos de las unidades de los poderes de la Unión y de las entidades de administración indirecta, incluidas las fundaciones y sociedades creadas y mantenidas por el poder público federal, y las cuentas de aquellos que causaron la pérdida, extravío u otra irregularidad que causen perjuicios al Tesoro Público;
II - proceder, por iniciativa propia o a solicitud del Congreso Nacional, sus Cámaras o respectivas Comisiones, la fiscalización contable, financiera, presupuestaria, operativa y patrimonial de las unidades de los poderes de la Unión y demás entidades a que se refiere el inciso anterior;
III - analizar las cuentas que rinda anualmente el presidente de la República, de conformidad con el art. 36 de la presente Ley;
IV - hacer el seguimiento de la recaudación de los ingresos a cargo de la Unión y de las entidades a que se refiere el inciso I de este artículo, mediante inspecciones y auditorías, o mediante sus propias declaraciones, con arreglo a lo establecido en el Reglamento Interno;
V - analizar, para efectos de registro, en la forma establecida en el Reglamento Interno, la legalidad de los actos de admisión de personal, en cualquier carácter, en la administración directa e indirecta, incluidas las fundaciones creadas y mantenidas por el poder público federal, con excepción de los nombramientos a puestos de provisión por comisión, así como las concesiones de jubilaciones, reformas y pensiones, salvo mejoras posteriores que no alteren la base jurídica del acto de concesión;
VI - realizar, de conformidad con la legislación pertinente, el cálculo de las participaciones relativas a los fondos de participación a que se refiere el párrafo único del art. 161 de la Constitución Federal, que supervisa la entrega de los recursos respectivos;
VII - emitir, de conformidad con el § 2º del art. 33 de la Constitución Federal, dictamen previo sobre las cuentas del Gobierno del Territorio Federal, en el plazo de sesenta días, contados a partir de su recepción, en la forma establecida en el Reglamento Interno;
VIII - representar ante la autoridad competente cualquier irregularidad o abuso encontrado, indicando el hecho ilícito y definiendo las responsabilidades, incluidas las de un Ministro de Estado o una autoridad de nivel jerárquico equivalente;
IX - aplicar a los responsables las sanciones previstas en los arts. 57 a 61 de esta Ley;
X - elaborar y modificar su Reglamento Interno;
XI - elegir a su presidente y vicepresidente y tomarles juramento;
XII - conceder permisos, vacaciones y otras excedencias a ministros, interventores y miembros del Ministerio Público en el Tribunal, estando los permisos para tratamientos de salud superiores a seis meses sujetos a la inspección de una junta médica;
XIII - proponer al Congreso Nacional el establecimiento de salarios para ministros, interventores y miembros del Ministerio Público en el Tribunal;
XIV - organizar su Secretaría, en la forma establecida en el Reglamento Interno, y dotarla de cargos y empleos, de conformidad con la legislación pertinente;
XV - proponer al Congreso Nacional la creación, transformación y extinción de cargos, empleos y funciones de la Plantilla de Personal de su Secretaría, así como el establecimiento de las respectivas remuneraciones;
XVI - decidir sobre una denuncia que le remita cualquier ciudadano, partido político, asociación o sindicato, en la forma prevista en los arts. 53 a 55 de esta Ley;
XVII - decidir sobre una consulta formulada por una autoridad competente, sobre dudas planteadas en la aplicación de disposiciones legales y reglamentarias en materias de su competencia, en la forma establecida en el Reglamento Interno.
Además de las disposiciones constitucionales de la Ley Orgánica del TCU, otras leyes también pueden otorgar atribuciones al TCU.
El tratamiento de datos personales en acciones de control externo se realiza exclusivamente para atender la finalidad pública del TCU y ejercer sus competencias constitucionales y legales, incluso sin consentimiento, bajo los términos del art. 7, inc. III, combinado con el art. 23, inc. I, de la LGPD.
En el TCU, las acciones de Control Externo son responsabilidad de la Secretaría General de Control Externo (Segecex) del TCU, órgano responsable de planificar y ejecutar dichas acciones.
La duración del tratamiento de los datos se produce por tiempo indefinido, considerando que el ejercicio de la misión institucional del TCU y el cumplimiento de sus funciones no pueden ser interrumpidos.
Las prácticas y procedimientos utilizados para el procesamiento implican técnicas de auditoría, como el examen de documentos, la extracción y el cruce de datos y la realización de entrevistas.
Servicios a la sociedad
El TCU ofrece varios servicios a la sociedad que requieren autenticación para su acceso. Entre ellos figuran:
• Suscripción al contenido del portal;
• Protocolo electrónico;
• Sistemas de apoyo al control externo;
• Registro de responsable del proceso de control externo;
• Inscripción de representante legal en proceso de control externo;
• Registro de interesados en el proceso de control externo;
• Acceso a los expedientes por parte de un abogado;
• Solicitudes al Centro de Atención Ciudadana.
Para obtener acceso a los mismos es necesario registrarse electrónicamente ante el Tribunal, con el fin de facilitar la información de acceso. Allí se solicitan datos como nombre, dirección de correo electrónico, número de CPF (Registro Fiscal), dirección, número de teléfono, cualificaciones profesionales, copia del documento de identidad, entre otros, para que el usuario pueda ser correctamente identificado y reciba un nombre de usuario y contraseña para autenticarse.
Los ciudadanos extranjeros deberán aportar los datos de registro registrados en su país de origen. Además, se podrá requerir información relacionada con el currículum académico para su uso en procesos de selección, con el objetivo de colaborar o participar en cursos y eventos. Algunos datos pueden obtenerse a través de fuentes disponibles en otros registros gubernamentales y ponerse a disposición del Tribunal de conformidad con la legislación aplicable. No obstante, el usuario podrá, si lo desea, acceder, editar y rectificar estos datos cuando resulten incompletos, desactualizados o inexactos (art. 18 de la LGPD).
¿Para qué recabamos información?
El uso de datos personales se realiza siempre respetando la legislación vigente y tiene como objetivo prestar servicios de forma segura a los ciudadanos en estricta conformidad con lo solicitado. Por lo tanto, los datos se utilizan de acuerdo con los ejemplos que se enumeran a continuación:
• Comunicación del Tribunal con los ciudadanos, manteniéndolos informados sobre los asuntos para los que se han registrado – por ejemplo, recibir agendas de sesiones, notificaciones sobre el curso de los procesos, resultados de solicitudes al Centro de Atención Ciudadana, participación en actividades educativas y eventos promovidos por el Instituto Serzedello Corrêa (ISC), entre otros;
• Registro de acceso, control de presencia y actividad realizada por el usuario en entornos educativos, con el objetivo de evaluar la participación y el aprendizaje;
• Cumplimiento de requisitos legales, como el ejercicio de control externo (art. 71, y siguientes, de la Constitución Federal), disponibilidad de solicitudes realizadas a través de la Ley de Acceso a la Información (Ley 12.527/2011), garantía de participación, protección y defensa de los derechos de los usuarios de los servicios públicos (Ley 13.460/2017);
Los datos también se utilizan para proporcionar una experiencia personalizada al usuario cuando accede a los sistemas y para estadísticas de uso.
¿Con quién los compartimos?
Los datos del registro realizado en el portal no se comparten con órganos o entes externos al tribunal, excepto los relativos a la participación en cursos promovidos en colaboración.
Además, el tribunal no comparte ni autoriza que se comparta información con fines ilícitos, abusivos o discriminatorios.
Acciones de Formación
El Instituto Serzedello Correa (ISC) es la Escuela Superior del TCU y actúa en las áreas de educación, información, innovación y cultura para construir conocimientos que contribuyan al desempeño del Control Externo y al mejoramiento de la Administración Pública.
Su creación se deriva del art. 88 de la Ley 8.443/92, según el cual:
Art. 88. Se crea un instituto en la secretaría, directamente subordinado a la Presidencia, que será el encargado de:
I - la celebración periódica de concursos públicos de pruebas o pruebas y títulos, para seleccionar candidatos para su inscripción en los cursos de formación necesarios para el acceso a la carrera del personal del Tribunal;
II - la organización y administración de cursos a nivel universitario y bachillerato, para la formación y aprobación final de los candidatos seleccionados en los concursos a que se refiere el apartado anterior;
III - la organización y administración de cursos de formación y perfeccionamiento para los funcionarios de plantilla;
IV - la promoción y organización de simposios, seminarios, trabajos e investigaciones sobre temas relacionados con las técnicas de control de la administración pública;
V - la organización y administración de una biblioteca y centro de documentación, nacional e internacional, sobre doctrina, técnicas y legislación pertinentes al control y cuestiones relacionadas.
Párrafo único. El Tribunal reglamentará mediante resolución la organización, las atribuciones y las normas de funcionamiento del instituto a que se refiere este artículo.
Para cumplir su misión institucional, el ISC recopila, almacena y utiliza datos personales de los estudiantes y otros clientes de sus servicios. La forma a través de la cual el ISC recopila y procesa datos personales se puede encontrar haciendo clic aquí clic aquí.
Acciones Administrativas Internas
Los sistemas de información administrativos, bajo la responsabilidad de la Segedam - Secretaría General de Administración, responsable de las actuaciones administrativas internas, permiten el registro de diferentes tipos de transacciones con los públicos objetivos de su actividad sustantiva. De forma resumida, el público está compuesto por funcionarios, autoridades, jubilados, pensionados, pasantes, empleados tercerizados y público en general.
La Segedam, como principal órgano administrativo del Tribunal, debe tratar diariamente información personal de personas naturales que de alguna manera se relacionan con el TCU en el día a día. Esta información se encuentra dispersa en los distintos sistemas de información utilizados en el Tribunal. Se enumeran a continuación, así como la principal información personal que manejan dichos sistemas.
- Sistemas de Gestión de Personal (GRH, CESP): almacenan información de identificación de funcionarios, autoridades, pensionados, jubilados, así como documentos, direcciones, teléfonos, datos vinculados a la salud de los funcionarios, información étnica y racial, datos de contacto y correo electrónico, así como información financiera cuando se trate de algún tipo de relación entre la persona natural y el Tribunal.
- Sistema de Pagos: registra información financiera personal de los funcionarios, jubilados, pensionados, pasantes y autoridades.
- Sistema de Consignación de Crédito: registra datos de créditos consignados otorgados a funcionarios públicos, jubilados, pensionados, sus márgenes para liberar crédito en nómina, así como intercambiar datos de estas personas con las instituciones financieras consignatarias.
- Sistema de Control de Acceso: guarda datos sobre imágenes y datos biométricos para el registro de identificación de funcionarios, jubilados, pasantes y trabajadores tercerizados, y también sobre el registro de acceso a las dependencias del TCU y del Instituto Serzedello Correa (ISC) por parte de estas personas y también del público externo que visita el Tribunal.
- Sistema de Gestión de Salud: guarda información sobre la salud de los funcionarios en activo e inactivos, dependientes y autoridades, , incluyendo citas y exámenes realizados, registros de salud (médicos, odontológicos, nutricionales) y atención de emergencia (urgencias y emergencias médicas). Los datos de salud son datos sensibles, confidenciales y están protegidos, con acceso restringido al paciente (si lo solicita) y a los profesionales de la salud, en el ejercicio de sus funciones. - Sistema de Reinscripción de Activos: Mantiene datos de identificación personal, afiliaciones, dependientes, direcciones, teléfonos y documentos personales, para la actualización periódica del sistema de recursos humanos por parte de los funcionarios, autoridades y sus dependientes.
- Sistema de Gestión de Bajas Médicas/Odontológicas: guarda registros de las bajas para tratamiento de la propia salud, la salud de un familiar, accidentes laborales, bajas de mujeres embarazadas (abortos y mortinatos) con el fin de gestionar las actividades periciales y mantener el historial de salud y vida funcional del funcionario. - Sistema de Prácticas en Período de Prueba: Mantiene información personal sobre las evaluaciones del desempeño de los funcionarios durante el período de prueba.
- Sistema de Gestión de Pasantías Estudiantiles: guarda la información personal de los estudiantes que firman un contrato de pasantía estudiantil con el Tribunal, en lo relativo a la inscripción, desempeño y pago de becas.
- Sistema de Gestión de Contratos: guarda datos de identificación personal de los colaboradores tercerizados que estén vinculados a personas jurídicas que prestan servicios y que tienen contratos firmados con el Tribunal.
-Sistema CASA: almacena información de identificación de funcionarios, autoridades, pensionados, jubilados, colaboradores tercerizados y pasantes, así como direcciones, teléfonos, datos de contacto, correo electrónico y documentos personales necesarios para resolver las exigencias administrativas.
-y- TCU Administrativo: guarda datos personales de los funcionarios en activo, jubilados o pensionados que estén interesados en los procesos respectivos. Los datos personales y toda la información recopilada de servidores en activo, inactivos y pensionistas pueden ser accedidos, procesados, reproducidos, editados, traducidos, cargados, descargados, adaptados e incorporados a nuevos sistemas, aplicaciones y softwares, directamente por el TCU o por terceros debidamente autorizados por el TCU.
Los datos recogidos por la Secretaría General de Administración se utilizan para el cumplimiento de las distintas obligaciones legales y contractuales por parte del órgano. En relación con los funcionarios en activo, inactivos y pensionistas, el uso de datos para:
- identificación;
- ejecución de los pagos;
- transparencia activa;
- cumplimiento de obligaciones relacionadas con el impuesto sobre la renta (Decreto 9580/2018), a la legislación actuarial del Sistema Propio de Seguridad Social (Regime Próprio de Previdência Social – RPPS) de los funcionarios de la Unión (Ley n.º 9.717/1998), al e-Social (Decreto 8373/2014), Formulario de recogida de datos del Fondo de Garantía de Indemnización por Cese de Actividad y de la Seguridad Social (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social - GFIP) (Ley 9.528/97), legislación laboral;
- cumplimiento de las disposiciones contenidas en el estatuto de Igualdad Racial, Ley 12.288/2010;
- verificación del cumplimiento de las obligaciones por parte del servidor, incluidas las obligaciones electorales;
- otorgar beneficios y ventajas, así como evaluar la legalidad de los beneficios y ventajas otorgados;
- llamadas telefónicas, envío de comunicaciones, notificaciones, mensajes, encuestas y otra información a través de correo electrónico o aplicaciones de mensajería;
- comunicación y envío de documentos por correo;
- enviar información al control externo, incluso a través del sistema e-Pessoal;
- realizar y confirmar el registro para el acceso y uso de los recursos, funcionalidades y herramientas disponibles en la página web, aplicaciones y plataformas utilizadas por el TCU;
- cumplimiento de un precepto o disposición de una legislación o determinación judicial;
- procesos de selección interna;
- acciones de mejora institucional.
El acceso a los datos recopilados de pasantes, empleados en activo, jubilados y pensionistas está restringido a los funcionarios del TCU autorizados a utilizar estos datos.
Las solicitudes de anonimización, bloqueo o supresión de datos personales innecesarios, excesivos o tratados incumpliendo la legislación vigente deberán dirigirse a la Segedam mediante solicitud motivada, las cuales serán atendida siempre que no supongan el incumplimiento de las obligaciones legales.
